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善用科技,放過你的大腦:《Google時代一定要會的整理術》心得

目錄

讓大腦與電腦各司其職

大腦和電腦的運作方式截然不同。大腦可以精準地透過表情、語調預測一個人的情緒,電腦則需要透過先進的演算法才有可能達成,創意發想、同理…等能力目前甚至還沒辦法被取代。

但換作是記憶瑣碎的事情,一個小小的隨身碟就可以容納上百本字典,還有你從小到大看過的所有唐詩、宋詞、論語…。但換作是大腦,饒了他吧,你會背到天荒地老,這就是電腦與人腦的差異。

在這個資訊爆炸的年代,如果你還希望用大腦來記所有零碎事情,不僅浪費時間,還會讓你忘東忘西,每天活在焦慮當中。

關於此書

如果你認同第一段的內容,那你絕對不會想錯過這本書的內容。本書作者是一位失讀症的患者,卻憑著令人驚奇的整理術,當上了科技龍頭Google的資訊長。

在書中,作者將教你如何透過科技解放你的大腦,科技擅長的事情,就讓科技去做吧,硬撐是不會有好下場的。

遠距工作

作者在2010年便已經大力支持彈性時間上下班,他表示每個人都需要朝九晚五待在公司的習慣是出自於泰勒式的工廠工作模式。現代工作有很多可以在家完成,大家也不一定要同時間去公司,這樣可以大幅減少大家塞車在路上的時間。

然而,面對改變時,除非有迫不得已的原因,否則人們更偏向維持現況,而非改變。

有趣的是,自從2020年的COVID-19疫情之後,許多公司都改為遠距工作。當時台灣因為疫情穩定,還有許多專家表示台灣會錯過轉型的機會,未來將會無法接軌國際。原本大家都很害怕改變,但因為疫情不得不改變,才赫然發現遠距工作不僅可行,甚至還有一些去公司上班沒辦法達到的好處。

分享的知識才是力量

身為公司的資訊長,在公司即將上市時當然會背負重大的責任,當時作者覺得這是一種榮譽,甚至有種優越覺。殊不知在公司上市完,他的健康狀況也亮了紅燈。經過這次經驗,作者才意識到,當全公司只有你會某件事情,其實不是什麼好事,因為你將會連喘息的機會都沒有,如果你突然生病,甚至還不能請假。因此作者建議我們要把自己的知識分享給同事,讓工作可以分攤下去,效率絕對比自己硬幹來得高。

對此,我深有同感,大三在舉辦新生工作坊時我就曾經攬下太多工作,導致後來累得半死,但又有很多工作沒有人可以代替我,只好硬撐下去。經過那次經驗,我就知道未來工作時,最好可以錄個教學影片或寫教學指引,讓其他人也可以順利接手工作,適時解放自己。

資訊用搜尋的就好

有看過哈利波特的人一定都會很羨慕他們在找不到東西時,只要喊一個咒語,就能讓東西飛出來。在現實生活,我們當然無法做到,但在網路的世界,這就是「搜尋」功能。

在現實生活中,我們為了方便,會將不同的工具放在相對應的抽屜裡。因為有這個習慣,所以我們在用電腦時也很習慣把所有的Word、PPT、PDF檔分類在不同的資料夾。但實際上,這是一個很蠢的作為,因為只要你將檔案命名好,如「晨會-乳癌-Clerk報告」,未來想要找這份文件時,就只需要用搜尋的就好。在雲端硬碟,他甚至可以連內文也一起搜尋。

除此之外,如果是用資料夾分類,還要回想自己當初是放在哪個資料夾,是「晨會報告」、「Case」、還是「乳房外科」的資料夾裡,幾年之後根本超難找。

Email封存功能

由於我高中時就看過這本書,所以當我上大學開始用gmail時就一直知道信箱有封存的功能,很多其他軟體也有類似的功能,但很多人一直不是很懂,就把所有信都放在收件匣,搞得信箱一團亂。

收件匣就很像你家的「實體信箱」,還沒看過的文件就放在那邊,看過的文件有兩種去處,一個是櫃子裡或回收箱(已經用完),一個是貼冰箱上(待處理)。理論上,不會有放回門口郵箱的選項,所以你也不應該把email的信留在收件匣。不是封存(已經用完),就是加上星號(待處理)。

只不過,因為信箱的空間基本上不會滿,而且未來要用到的時候只要「搜尋」就好,所以即使是廣告信件也可以都「封存」起來就好,不一定要像現實生活一樣丟掉。

總結

本書提到許多整理資訊的方法,雖然是2010年的書,但他不僅沒有過時,在資訊越來越多的今日,甚至還更受用。推薦給腦袋常常因為大量資訊而運作過度的你。

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華倫.巴菲特

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